I tempi attuali impongono diverse sfide per tutte le aziende: dall’ecommerce per i piccoli commercianti alla più generale digitalizzazione per le PMI; sono passaggi richiesti ed essenziali dall’intrusione generalizzata della tecnologia nelle nostre vite.
Tuttavia, molte aziende ancora fanno fatica ad adeguarsi e ad adottare figure e strumenti che permettano di stare al passo con i tempi. I consumatori di oggi pretendono efficienza in tempi brevi e se non ci si attiva per seguire i nuovi bisogni del mercato, si rischia di soccombere.
C’è da dire che digitalizzare un’azienda non vuol dire solamente sostituire la posta elettronica a quella tradizionale ma andare a ottimizzare tutti i processi aziendali per renderli efficienti e rapidi.
Una volta chiara questa cosa, tutti gli imprenditori dovrebbero pensare ad avviare il processo di digitalizzazione ed il primo passo da fare è quello di informarsi: cos’è e quali sono i vantaggi della digitalizzazione delle pmi? Che strumenti e competenze sono necessari?
Cos’è la digitalizzazione aziendale?
Innanzitutto cosa non è: la digitalizzazione aziendale non è avere computer, connessione ed utilizzare le email. La digitalizzazione aziendale può essere identificata in un nuovo modello organizzativo, che va a efficientare tutte le attività, rendendole rapide e prive di errore (o per lo meno, riduce i margini).
Ad oggi, viene ancora considerato un investimento inutile da molte aziende, in particolare quelle che hanno a corredo diversi anni di attività sulle spalle. Niente di più sbagliato, perchè questo tipo di investimento permetterà di aumentare le performance, per cui sarà ampiamente ripagato.
Oltre al necessario cambiamento mentale, occorre andare ad analizzare e poi rivedere tutti i processi produttivi e le strategie aziendali, andando ad integrare anche nuovi strumenti e nuove competenze.
Prima dell’investimento per tutte queste modifiche, bisogna mettere in conto un altro tipo di investimento: parliamo della consulenza preliminare e in corso d’opera, fornita da una figura competente che si chiama innovation manager. Ma niente paura, come vedremo dopo ci sono delle agevolezioni che ridurranno la cifra da investire.
Competenze e strumenti per rendere efficienti i processi aziendali
La digitalizzazione delle PMI comprende moltissimi ambiti e processi, alcuni comuni per tutti, altri che variano in base al tipo di business.
La prima riguarda la dematerializzazione dei materiali e l’eliminazione degli archivi cartacei. I documenti vengono elaborati o convertiti in digitale e archiviati sempre in supporti digitali. Questo permette l’eliminazione della carta e la condivisione degli stessi attraverso nuovi strumenti più all’avanguardia. Basti pensare alle fatture, ad esempio. Per questo, è prevista l’adozione di un’infrastruttura informatica altamente performante e fruibile immediatamente da qualunque posto o device.
L’altro ambito che viene stravolto rispetto al passato dalla digitalizzazione delle PMI è la comunicazione, sia interna che esterna. Per quella interna, si vanno ad ottimizzare il contatto e lo scambio di informazioni; anche in questo caso gli strumenti che verranno adottati devono permettere la fruizione in ogni luogo e con ogni device cosicchè, per esempio, anche in smartworking sia possibile efficientare il tutto. Allo stesso modo, per quella esterna, sia essa commerciale, pubblicitaria o contabile, bisognerà ripensare la modalità di interazione e di scambio dei documenti, in modo che risulti sicura, rapida ed efficiente.
Il terzo ambito riguarda la gestione dei dati per ottimizzare i processi. Grazie all’intelligenza artificiale, si è arrivati ad una soluzione tecnologica che – analizzando il pregresso – riesce a suggerire ai computer collegati quali azioni è meglio compiere. Questo permette di monitorare i rischi, abbassare i costi, ridurre gli errori e migliorare tutto il processi, dal primo all’ultimo passaggio. Questo riguarda sia i processi produttivi che quelli commerciali.
Poi, in base al tipo di business, ci sono numerosi altri ambiti che dovranno essere interessati dalla digitalizzazione e che saranno identificati dall’innovation manager.
I vantaggi della digitalizzazione
Al contrario di quanto si pensi, la digitalizzazione delle PMI è un’enorme opportunità. Queste infatti, avendo a disposizione capitali e volumi di affari molto più piccoli rispetta a quelli delle grandi aziende, hanno maggior necessità di ottimizzare i processi, in modo da avere la massima resa possibile.
I vantaggi, più nello specifico, sono diversi: dalla riduzione dell’utilizzo della carta (scelta anche ecologica, oltre che economica) alla riduzione dei tempi necessari per il raggiungimento di risultati. Quest ultimo è un vantaggio importantissimo: nello stesso tempo, si produrranno più risultati e quindi ci sarà un ritorno economico maggiore. Un’ investimento che è impegnativo ma che val la pena fare!
Agevolazioni per la digitalizzazione
Come accennato prima, il volume dell’investimento per la digitalizzazione delle pmi non è di certo trascurabile. Per questo, il MISE (MInistero dello Sviluppo Economico) ha varato un’agevolazione chiamata “Voucher per consulenza in innovazione” che prevede un sostegno finanziario per quelle aziende che si rivolgono ad un Innovation Manager per la digitalizzazione.
L’unico vincolo riguarda la scelta dell’Innovation Manager che deve essere iscritto al loro albo e con cui si dovrà avere una collaborazione di almeno 9 mesi!
Ma non è l’unico aiuto per chi intraprende questo percorso: ci sono altere misure del Mise e altre ancora avviate dalle Regioni, con fondi dedicati.
A questo punto, non resta che iniziare questo percorso che non può più essere rimandato se si vuole rimanere sul mercato e continuare a raggiungere gli obiettivi aziendali.
