Oggi si parla sempre più spesso dei servizi informatici adatti per svolgere il ruolo di dematerializzare il nostro lavoro. Un principio sempre più utile ed efficace per risolvere la problematica della produzione del materiale cartaceo, materiale che deve essere successivamente smaltito e che quindi ha dei costi di gestione che vanno considerati. Questa premessa risulta efficace e adatta nel momento in cui si prende in carico un tipo di prodotto digitale volto ad aiutare dipendenti e aziende alla compilazione delle note di spesa. Questo implica un lavoro dove a carattere periodico è necessario affrontare spese che successivamente l’azienda o la società per cui si opera andrà a rimborsare al proprio collaboratore. Un principio che rende oggi questi software piuttosto utili e duttili, sposando la filosofia di stampo anglosassone del paperless, che tradotto in italiano potrebbe essere: zero carta. Infatti attraverso l’uso di software gestionali, è ora possibile catturare quelle voci di spesa, come scontrini, fatture, bolle di accompagno, che sono alla base di una nota di spesa. Vediamo quindi come questa soluzione sia un metodo vincente, innovativo e dinamico, che è rivolto verso quel concetto tanto auspicato di snellire i sistemi e le procedure aziendali di rendicontazione, di ragioneria e contabilità. Un problema in meno per chi deve svolgere un lavoro abituale fuori dalla propria sede, in trasferta per lavoro.
Il servizio di nota spese digitalizzato: come funziona il software di N2F
Produrre una nota spese è importante per il lavoratore e per chi deve processare e archiviare questo tipo di pratica. Così la semplificazione in termini burocratici è di certo uno dei vantaggi maggiori quando si tratta di una nota spese. La società che realizza https://www.n2f.com/it ci propone un servizio altamente competitivo e dinamico, capace di far risparmiare mediamente 3-4 ore al mese, a chi per lavoro deve compilare e produrre note di spesa. È un sistema semplice da usare dato che il software è funzionale al suo utilizzo dinamico attraverso tecnologia mobile, testato su sistema Android per smartphone e iOS per iPhone e altri prodotti del brand Apple.
Gli effetti positivi derivati dall’utilizzo di sistemi digitali in ambito gestionale
Come possiamo constatare utilizzando la tecnologia di software gestionali come quelli di N2F è facile vedere quanti siano gli aspetti positivi. Si parte ad esempio dal concetto di tempo risparmiato, visto che oltre 3 ore al mese sono necessarie per il lavoratore dipendente che deve compilare la nota di spese. Non si tratta solo di questo aspetto però, dato che fino a quando questo tipo di pratiche e procedure veniva compilato a mano, era più facile per l’azienda che andava a processare la documentazione cartacea incorrere in errori e in successive lungaggini. Bisogna quindi riconoscere che a scapito di una spesa davvero contenuta e modesta, è possibile velocizzare ed effettuare un lavoro ottimale, che ovviamente rientra in quel tipo di spesa che può essere detassata a fine anno. Gli aspetti positivi per quel che riguarda la cosiddetta dematerializzazione sono quindi davvero notevoli.
Da un punto di vista operativo gli step fondamentali per l’utilizzo del software di nota spesa prevede per il dipendente di fotografare e digitalizzare i giustificativi di spesa, tramite smartphone e poi caricarli nell’applicazione facendo un login one touch.
Le app dispongono infatti del riconoscimento automatico dei caratteri e quindi riescono a estrarre dallo scontrino i dati da inserire nella nota spese. Successivamente il lavoratore controlla la nota spese, oppure inserisce a mano i dati e in calce allega le immagini dei giustificativi. Dopodiché invia la nota nel cloud.Nell’ultima fase la palla passa all’ufficio amministrativo o il dipartimento competente che accede al software, controlla le spese e procede con il rimborso.
